Zu einem Zukunftsprozess-Termin war ich gemeinsam mit meinem Kollegen Michael Hofmann zu Gast an der Hochschule Hof. Wir haben mit Prof. Dr. Heike Markus und Prof. Dr. Thomas Meuche über die Digitalisierung der Verwaltung gesprochen.

Prof. Dr. Thomas Meuche ist Leiter des Kompetenzzentrums Digitale Verwaltung an der Hochschule Hof (kdv) und hat gemeinsam mit Prof. Dr. Heike Markus das Buch „Auf dem Weg zur digitalen Verwaltung“ geschrieben. Im Gespräch haben die Experten dargelegt, an welchen Stellen angesetzt werden muss, um den Behördenalltag für Bürgerinnen und Bürger ebenso wie für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter modern und effizient zu gestalten.

Die Kernbotschaft des Termins war klar: Wenn die Digitalisierung der Verwaltung gelingen soll, müssen sich die Strukturen der Verwaltung und die Ausbildung der Beschäftigten grundlegend ändern. Prof. Dr. Thomas Meuche spricht hier von einem „Mindset Change“ und sieht dabei die Sensibilisierung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter für die Bedeutung der Digitalisierung als wichtigsten Ansatzpunkt.

Am Ende muss das Ziel stehen, die digitale Abwicklung von Verwaltungsleistungen im Freistaat Bayern zum neuen Servicestandard zu machen. Dafür müssen die Arbeitsprozesse ausnahmslos auf allen Ebenen digitalisiert werden. Dies umfasst einerseits die Prozesse innerhalb einer Behörde, andererseits die Verfahren sowohl auf horizontaler Ebene, also waagrecht zwischen den Behörden, Ressorts und weiteren Akteuren der jeweiligen Verwaltungsebene, als auch auf vertikaler Ebene zwischen den Ebenen des föderalen Staates unter besonderer Berücksichtigung der kommunalen Ebene. Statt in Hierarchien, muss die Verwaltungsarbeit nach Prozessen organisiert werden.

Gleichzeitig müssen wir die Digitalisierung aus der Nutzerperspektive denken. Die Entwicklung und Umsetzung von Anwendungen muss sich deshalb sowohl an den Bürgerinnen und Bürgern orientieren, die das Online-Angebot nutzen, als auch an den Verwaltungsmitarbeiterinnen und -mitarbeitern, die auf der ausführenden Seite der Dienste stehen.

Fazit: Sowohl in den Strukturen als auch in der Kultur der öffentlichen Verwaltung muss ein Änderungsprozess stattfinden. Statt einzelne Teilbereiche zu digitalisieren, brauchen wir ein schlüssiges Gesamtkonzept für die Digitalisierung und am Ende vor allem die Bereitschaft, dicke Bretter zu bohren.

Von Seiten der Staatsregierung ist die Bereitschaft da, das Thema Verwaltungsdigitalisierung zügig und effektiv anzupacken. Digitalministerin Judith Gerlach hat mit dem Digitalplan Bayern eine vielversprechende Zukunftsstrategie vorgelegt, die mit über 200 konkreten Digitalisierungsmaßnahmen die drängendsten Herausforderungen für Bayern angeht und dabei auch das Thema Alltagsdigitalisierung besonders in den Blick nimmt. Mit dem Digital.Campus Bayern soll beispielsweise noch im April das Projekt einer virtuellen Qualifizierungsplattform für Verwaltungsmitarbeitende an den Start gehen. Um auch die Verwaltungsmodernisierung in den Kommunen schneller voranzubringen, hat das Digitalministerium mit „BayKommun“ einen Digitalisierungshelfer für die Kommunen geschaffen, der Unterstützung bei der Nutzung und Entwicklung von Online-Diensten zusichert.

Insgesamt investiert der Freistaat Bayern im Haushalt 2023 über 60 Millionen Euro in die Modernisierung der Verwaltung.