Online Termine vereinbaren, die digitale Bauakte oder das Corona-Dashboard: Die Ämter in Bayern haben in der Vergangenheit bereits einige Online-Dienste geschaffen, um in Sachen digitaler Verwaltung voranzukommen. Einige wurden bereits als „Digitales Amt“ ausgezeichnet, so wie das Landratsamt Tirschenreuth.
In vielen Ämtern Bayerns gehören lange Wartezeiten und endlose Papierformulare der Vergangenheit an. Die Zukunft der Verwaltung ist digital. Dabei liegen die Vorteile auf der Hand: Digitale Verwaltung ist schnell, einfach und sicher. Die Bürgerinnen und Bürger können unabhängig von ihrem Standort auf wichtige Verwaltungsdienste zugreifen – vom PC, Notebook oder sogar vom Smartphone aus. Und das rund um die Uhr.
Im Landratsamt in Tirschenreuth wird derzeit die Online-Terminvereinbarung bei der Kfz-Zulassung am häufigsten genutzt. Das ist nicht nur praktisch für die Bürgerinnen und Bürger, sondern auch für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die dadurch ihren Arbeitstag deutlich besser planen können. Und auch in weiteren Bereichen geht es digital vorwärts: Führerschein, Jagd, Waffenrecht, Ausländerrecht, Wohngeld – auch hier wurden verschiedene Online-Dienste umgesetzt; die Digitale Bauakte ist bald online. Neben vielen externen setzt Tirschenreuth auch intern auf digitale Prozesse, etwa wenn es darum geht, Urlaub oder ein Diensthandy zu beantragen.
Meilenstein, aber auch Ansporn
Als „Digitales Amt“ dürfen sich bayerische Kommunen bezeichnen, die bereits mindestens 50 kommunale und zentrale Online- Verfahren im BayernPortal verlinkt haben. Das Landratsamt Tirschenreuth hat die Auszeichnung des Bayerischen Digitalministeriums im Februar diesen Jahres erhalten. „Für mich ist die Auszeichnung ein Meilenstein, aber auch Ansporn, hier weiter voranzukommen“, sagt Landrat Roland Grillmeier, für den seit Beginn seiner Amtszeit die Digitalisierung ein wichtiges Thema ist. Nun ein „Digitales Amt“ zu leiten ist für ihn auch Aufforderung, die Digitalisierung noch weiter voranzutreiben.
In vielen Ämtern wurden für die Digitalisierung eigene Stellen geschaffen, so auch in Tirschenreuth. Eine Vollzeit-Kraft kümmert sich um die Umsetzung von Online-Verfahren. Zusätzlich gibt es im Haus eine Steuerungsgruppe, die den Prozess eng begleitet. Das Landratsamt Tirschenreuth ist zudem Projektteilnehmer beim „Digitalen Werkzeugkasten“ des Bayerischen Innovationsrings. Hier werden gemeinsam Online-Dienste entwickelt und für andere Ämter als Muster bereitgestellt.
Bürger müssen die Online-Dienste annehmen
Um von ihren Erfahrungen gegenseitig zu profitieren, haben sich die Oberpfälzer Landratsämter zusammengeschlossen. Seit Ende 2020 treffen sich ihre Digitalisierungsbeauftragten und tauschen sich aus – digital versteht sich. „Wir wollen auch in der Oberpfalz verstärkt zusammenarbeiten, um gegenseitig Synergieeffekte nutzen zu können“, so Landrat Roland Grillmeier. Denn werden neue Wege beschritten, bleiben Stolpersteine meist nicht aus. Es gibt etwa viel Klärungsbedarf beim Datenschutz und der Informationssicherheit. Hier spielen natürlich auch gesetzliche Vorgaben eine Rolle. Genauso wie die Benutzerfreundlichkeit, denn jeder Online-Dienst funktioniert nur dann, wenn die Bürger ihn auch annehmen.
Damit gerade auch ältere Bürgerinnen und Bürger mitgenommen werden, sollten Formulare möglichst einfach bedienbar und übersichtlich sein. Das Landratsamt Tirschenreuth setzt hier auf einfache Anträge mit wenig Inhalten – damit mit einem Erfolgserlebnis die Akzeptanz für weitere Online-Dienste steigt. Und ganz wichtig: Es gibt immer einen Ansprechpartner im Haus, der bei Problemen und Fragen unterstützt. Geplant sind darüber hinaus Erklärvideos oder Anleitungen, um die neuen Möglichkeiten den Bürgern noch näher zu bringen.
Wird also das Landratsamt in naher Zukunft von Robotern geleitet? Das kann sich Landrat Roland Grillmeier kaum vorstellen: „Durch die Digitalisierung kann die Bearbeitung von Anträgen sicher beschleunigt und vereinfacht werden, aber ein persönlicher Kontakt ist in vielen Fällen weiterhin notwendig und auch wichtig.“
